Datenschutzerklärung
Fassung 1 · Stand 21. Oktober 2026
Diese Erklärung informiert Sie nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie die Website und die Anwendung NebenkostenWizard unter nkw.groetsch.name nutzen.
1. Verantwortlicher
Adrian Grötsch, Einzelunternehmer, E-Mail: ag@groetsch.name (im Folgenden „wir“). Die Anschrift steht im Impressum.
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (§ 38 BDSG) nicht vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten Adresse.
2. Zwei Rollen: Ihre Nutzerdaten und die Inhalte eines Kontos
Für die Daten, die wir über Sie als Nutzer der Anwendung verarbeiten – Benutzerkonto, Vertrag, Kommunikation –, sind wir Verantwortlicher. Davon handelt diese Erklärung.
Die Daten, die in die Anwendung eingegeben werden – etwa Namen und Verbräuche von Mietern, Mietbeträge, hochgeladene Rechnungsbelege –, verarbeiten wir im Auftrag unseres Kunden, also dessen, dem das Konto gehört. Verantwortlicher dafür ist der Kunde; wir sind sein Auftragsverarbeiter. Was wir mit diesen Daten tun dürfen und tun, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die betroffenen Personen informiert der Kunde selbst.
3. Aufruf der Website
Wenn Sie die Website aufrufen, verarbeitet die Plattform unseres Hosting-Anbieters Scaleway (Abschnitt 9) technisch Ihre IP-Adresse und die Angaben Ihres Browsers zur Anfrage, um die Seite auszuliefern. Die Anwendung selbst speichert dabei nichts über Sie; ein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen führt sie nicht.
Wir setzen keine Analyse- oder Trackingwerkzeuge ein, zeigen keine Werbung und laden keine Inhalte von fremden Servern (keine externen Schriften, Skripte oder Videos).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die sichere und funktionsfähige Bereitstellung der Website.
4. Cookies
Nach der Anmeldung setzen wir ein Sitzungs-Cookie
(nkw_session). Es enthält eine zufällige Kennung, an der die
Anwendung erkennt, dass Sie angemeldet sind; es ist für Skripte nicht
lesbar, wird nur über verschlüsselte Verbindungen übertragen und gilt
höchstens 30 Tage oder bis zur Abmeldung. Bei uns gespeichert ist nur ein
Hashwert der Kennung, nicht die Kennung selbst.
Das Cookie ist für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich; eine Einwilligung ist dafür nicht nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Weitere Cookies oder vergleichbare Speicherungen in Ihrem Browser verwenden wir nicht.
5. Benutzerkonto und Anmeldung
| Daten | Name des Kontos, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hashwert mit einem speicherharten Verfahren, nie im Klartext), Rolle im Konto, freiwillig ein Anzeigename und ein Profilbild, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine daraus folgende vorübergehende Sperre |
|---|---|
| Zweck | Registrierung, Anmeldung, Verwaltung der Benutzer eines Kontos, Schutz vor unbefugtem Zugriff |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO (Vertrag); für die Schutzmaßnahmen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f (Sicherheit des Dienstes) |
| Speicherdauer | bis zur Löschung des Kontos. Entfernt ein Administrator einen Benutzer, werden dessen E-Mail-Adresse, Passwort und Profilbild gelöscht; im Änderungsprotokoll des Kontos erscheint er danach nur noch als „ehemaliger Benutzer“. Eine nicht bestätigte Registrierung wird nach 7 Tagen gelöscht. |
Schutz vor Anmeldeversuchen. Um massenhafte Anmeldeversuche zu bremsen, zählt die Anwendung fehlgeschlagene Versuche je IP-Adresse in einem Zeitfenster von 15 Minuten. Der Zähler liegt nur im Arbeitsspeicher, nicht in der Datenbank, und geht mit jedem Neustart der Anwendung verloren.
Passwort zurücksetzen. Fordern Sie einen Link zum Zurücksetzen an, speichern wir einen Hashwert des Links, seinen Ablauf (60 Minuten) und die IP-Adresse, von der die Anfrage kam – damit wir Missbrauch erkennen können (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f). Ein nicht benutzter Link wird durch eine neue Anfrage ersetzt; alle Anfragen werden spätestens gelöscht, wenn der Benutzer entfernt wird. Eine automatische Löschung kurz nach Ablauf ist in Vorbereitung.
Einladungen. Lädt ein Administrator weitere Personen in sein Konto ein, speichern wir deren E-Mail-Adresse, die vorgesehene Rolle und wer eingeladen hat. Nicht angenommene Einladungen löschen wir 7 Tage nach Ablauf, angenommene 30 Tage nach der Annahme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f; das berechtigte Interesse ist die Zusammenarbeit mehrerer Personen in einem Konto.
6. Zustimmungen und Kenntnisnahmen
Wir halten fest, welcher Fassung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung ein Administrator für das Konto zugestimmt hat, welche Fassung dieser Datenschutzerklärung einem Benutzer gezeigt wurde und wer die Belegauswertung (Abschnitt 8) ein- oder ausgeschaltet hat – jeweils mit Zeitpunkt, Benutzer und IP-Adresse der Anfrage.
Zweck ist der Nachweis des Vertragsschlusses und der Einhaltung der Datenschutzpflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 28 Abs. 9 DSGVO, ergänzend Buchst. f). Die Einträge lassen sich nicht nachträglich ändern und werden mit dem Konto gelöscht.
7. E-Mails
Wir schicken E-Mails nur, wenn sie für die Nutzung nötig sind: Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts, Einladungen, Mitteilungen zum Vertrag. Newsletter oder Werbung versenden wir nicht.
Versandt werden die E-Mails über den Dienst Transactional Email von Scaleway (Abschnitt 9). Scaleway protokolliert dabei Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus 30 Tage lang; den Inhalt speichert Scaleway nicht. Die Anwendung selbst vermerkt nur Art, Zeitpunkt und Erfolg eines Versands, ohne Empfängeradresse.
Wenn Sie uns selbst schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht und Kontaktdaten, um Ihr Anliegen zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f), und löschen sie, wenn es erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Kontaktformular. Name, E-Mail-Adresse und Nachricht aus dem Kontaktformular schickt die Anwendung als E-Mail an uns, mit Ihrer Adresse als Antwortadresse; Sie selbst erhalten keine E-Mail. In der Anwendung wird davon nichts gespeichert außer Art, Zeitpunkt und Erfolg des Versands. Gegen massenhafte Nachrichten zählt die Anwendung die Nachrichten je IP-Adresse für eine Stunde, nur im Arbeitsspeicher. Für die E-Mail gilt das zum Versand und zu Ihrer Nachricht oben Gesagte.
8. Auswertung von Rechnungsbelegen
Die Anwendung kann einen hochgeladenen Rechnungsbeleg auf Knopfdruck durch ein Sprachmodell auswerten lassen und daraus eine Kostenposition vorschlagen. Der Beleg wird dafür an Google Cloud EMEA Limited (Dublin, Irland; Dienst Vertex AI) übermittelt und in der Region europe-west4 (Niederlande) verarbeitet. Das geschieht nur auf ausdrücklichen Anstoß eines Benutzers, nie im Hintergrund, und nur solange ein Administrator die Funktion für das Konto nicht ausgeschaltet hat.
Der Beleg gehört zu den Inhalten des Kontos (Abschnitt 2); Google ist dafür Unterauftragsverarbeiter, und die Einzelheiten – auch die Speicherfristen bei Google – stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Steht auf einem Beleg Ihr eigener Name, gilt dasselbe.
9. Hosting und Plattformprotokolle
Anwendung und Datenbank betreibt für uns Scaleway S.A.S., 8 rue de la Ville l'Évêque, 75008 Paris, Frankreich, als Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Verarbeitet und gesichert wird ausschließlich in der Region Paris; die Datenbank ist verschlüsselt und nur über ein privates Netz erreichbar.
Meldungen der Anwendung – im Wesentlichen Betriebs- und Fehlermeldungen – landen in der Protokollierung der Plattform. Eine Fehlermeldung beim E-Mail-Versand kann im Einzelfall eine Empfängeradresse enthalten. Wir werten diese Protokolle nur zur Fehlersuche aus; wie lange sie aufbewahrt werden, bestimmt Scaleway. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f (Betrieb und Fehlerbehebung).
10. Vertrag, Zahlung und Rechnungen
Schließen Sie mit uns einen kostenpflichtigen Vertrag, verarbeiten wir Name bzw. Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ob Sie als Verbraucher oder Unternehmer handeln, den gebuchten Umfang, Laufzeit, Zahlungen und Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b; für die Aufbewahrung Buchst. c).
Zahlungen wickelt Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Ihre Zahlungsdaten (etwa IBAN oder Kartendaten) geben Sie bei Mollie ein bzw. übermitteln wir an Mollie, soweit für die Zahlung nötig. Mollie verarbeitet diese Daten als eigener Verantwortlicher, unter anderem wegen gesetzlicher Pflichten zur Geldwäscheprävention; es gilt die Datenschutzerklärung von Mollie. Von Mollie erhalten wir die Angaben, die wir für die Buchhaltung brauchen, aber keine vollständigen Karten- oder Kontonummern.
Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir nach § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz 8 Jahre auf, sonstige geschäftliche Korrespondenz zum Vertrag 6 Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres.
11. Empfänger und Drittländer
| Empfänger | Rolle | Wofür |
|---|---|---|
| Scaleway S.A.S., Frankreich | Auftragsverarbeiter | Hosting, Datenbank, Sicherungen, E-Mail-Versand |
| Google Cloud EMEA Limited, Irland | Unterauftragsverarbeiter im Rahmen des AV-Vertrags | Belegauswertung, nur auf Anstoß |
| Mollie B.V., Niederlande | eigener Verantwortlicher | Zahlungsabwicklung |
Wir selbst übermitteln keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR. Mollie gibt nach eigener Angabe in einzelnen Fällen Daten an Dienstleister außerhalb des EWR weiter und sichert das mit EU-Standardvertragsklauseln ab. Behörden erhalten Daten nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.
12. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20). Die Daten in Ihrem Konto können Sie jederzeit selbst in einem maschinenlesbaren Format exportieren.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Wenden Sie sich dafür formlos an ag@groetsch.name.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.
13. Weitere Hinweise
Pflicht zur Bereitstellung. Ohne E-Mail-Adresse und Passwort können wir kein Benutzerkonto einrichten, ohne die Vertragsdaten keinen kostenpflichtigen Vertrag schließen. Anzeigename und Profilbild sind freiwillig.
Keine automatisierte Entscheidung. Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen (Art. 22 DSGVO), und bilden keine Profile. Auch die Belegauswertung liefert nur einen Vorschlag, den ein Mensch bestätigen muss.
Sicherheit. Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Die Daten der Konten sind auf Datenbankebene voneinander getrennt. Einzelheiten stehen in der Anlage zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Änderungen. Ändert sich diese Erklärung, erhält sie eine neue Fassungsnummer, und die Anwendung zeigt Ihnen die neue Fassung bei der nächsten Anmeldung.